Polityka prywatności sklepu internetowego XTR4.pl
Data aktualizacji: 15 października 2026 r.
1. Informacje ogólne
1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego dostępnego pod adresem www.xtr4.pl, kontaktujących się ze Sprzedawcą, składających zamówienia internetowe lub telefoniczne oraz korzystających z pozostałych usług dostępnych w Serwisie.
2. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
3. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
XTR4DING COMPANY Sp. z o.o.
Adres: ul. Wspólna 9, 45-831 Opole
KRS: 0000846828
NIP: 7543281716
REGON: 386332326
Adres e-mail do kontaktu w sprawach dotyczących danych osobowych: sklep@xtr4.pl.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz uzyskania informacji o przetwarzaniu danych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.
3. Zakres przetwarzanych danych osobowych
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać następujące dane:
1. Imię i nazwisko.
2. Adres zamieszkania lub adres dostawy.
3. Adres poczty elektronicznej.
4. Numer telefonu.
5. Dane do faktury, w tym dane firmy i numer NIP, jeżeli zostały podane.
6. Informacje o zamówieniach, zakupionych produktach, płatnościach, dostawie, reklamacjach i zwrotach.
7. Dane konta użytkownika, jeżeli Klient zarejestrował konto w Sklepie.
8. Treść korespondencji prowadzonej ze Sprzedawcą.
9. W przypadku kontaktu telefonicznego — treść rozmowy, nagranie głosu oraz, jeżeli są tworzone, transkrypcje rozmów.
10. W przypadku zamówień telefonicznych — treść wiadomości SMS, oświadczenia dotyczące potwierdzenia zamówienia oraz informacje o zmianach danych adresowych.
11. Dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w zakresie wynikającym z jego funkcjonowania i zastosowanych technologii, w tym dane dotyczące plików cookies.
Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów. Nie należy przekazywać przez infolinię ani w wiadomościach SMS danych, które nie są potrzebne do obsługi zapytania lub zamówienia.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
4.1. Obsługa zamówień i realizacja umów
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia i realizacji zamówień, przygotowania przesyłek, organizacji dostawy, obsługi płatności, kontaktu z Klientem oraz realizacji obowiązków wynikających z zawartej umowy.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
4.2. Obowiązki prawne Administratora
Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych, rozliczeń podatkowych oraz realizacji innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.3. Obsługa zapytań i kontakt z Klientami
Dane są przetwarzane w celu udzielania odpowiedzi na pytania, obsługi korespondencji, udzielania informacji o produktach oraz rozpatrywania zgłoszeń.
Podstawą prawną jest, zależnie od okoliczności, art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze kontaktu i ochronie jego praw.
4.4. Obsługa infolinii z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
Dane są przetwarzane w celu prowadzenia rozmów z Klientami, udzielania informacji o ofercie, przygotowywania zamówień telefonicznych i przekazywania danych potrzebnych do ich realizacji.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań związanych z przygotowaniem i realizacją umowy, a w pozostałym niezbędnym zakresie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli Administrator wykaże istnienie odpowiedniego prawnie uzasadnionego interesu.
4.5. Dokumentowanie rozmów i ochrona przed roszczeniami
Dane mogą być przetwarzane w celu dokumentowania ustaleń z Klientami, wyjaśniania reklamacji, zapobiegania nadużyciom oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w granicach niezbędności i proporcjonalności przetwarzania.
4.6. Marketing i newsletter
Jeżeli Klient zapisze się do newslettera lub wyrazi zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, jego dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji o nowościach, ofertach i promocjach.
Podstawą przetwarzania danych osobowych może być zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysyłka informacji handlowych odbywa się z uwzględnieniem odrębnych przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Infolinia telefoniczna i asystent AI
1. Sklep udostępnia infolinię pod numerem +48 77 688 84 93, czynną przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.
2. Połączenia są obsługiwane przez asystenta głosowego wykorzystującego sztuczną inteligencję (AI). Infolinia nie jest obsługiwana przez konsultantów będących osobami fizycznymi.
3. W celu obsługi rozmów wykorzystywane są usługi telekomunikacyjne i numery telefoniczne udostępniane przez Zadarma oraz rozwiązania AI firmy ElevenLabs, połączone z usługami telefonicznymi za pośrednictwem API.
4. Przed rozpoczęciem właściwej rozmowy rozmówca otrzymuje informację, że rozmawia z asystentem AI oraz że rozmowa jest nagrywana.
5. W związku z rozmową Administrator może przetwarzać numer telefonu, treść wypowiedzi, nagranie głosu, informacje o wybranych produktach, dane dotyczące zamówienia oraz inne informacje przekazane przez rozmówcę.
6. Nagrania rozmów są wykorzystywane w celu dokumentowania ustaleń, obsługi zamówień, rozpatrywania reklamacji i sporów oraz zapewnienia bezpieczeństwa procesu obsługi Klienta.
7. Nagrania rozmów przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 90 dni od dnia nagrania, po czym są usuwane lub anonimizowane, z zastrzeżeniem sytuacji, w których określone dane muszą zostać zabezpieczone w związku z konkretnym sporem, reklamacją, postępowaniem lub dochodzeniem albo obroną roszczeń.
8. Jeżeli nagranie lub jego część zostanie zabezpieczona na potrzeby konkretnej sprawy, będzie przechowywana przez okres niezbędny do realizacji danego celu. Nie oznacza to automatycznego przedłużenia przechowywania wszystkich nagrań.
9. Jeżeli rozmówca nie chce kontynuować nagrywanej rozmowy, może ją zakończyć. Może również skorzystać z kontaktu elektronicznego pod adresem sklep@xtr4.pl.
10. Nagrania głosu nie są celowo wykorzystywane przez Administratora do identyfikacji osoby na podstawie jej cech biometrycznych. Jeżeli sposób działania wykorzystywanej usługi ulegnie zmianie, Administrator odpowiednio zaktualizuje informacje dotyczące przetwarzania danych.
6. Zamówienia telefoniczne i wiadomości SMS
1. Klient może złożyć zamówienie telefonicznie za pośrednictwem infolinii obsługiwanej przez asystenta AI.
2. W trakcie rozmowy Klient może przekazać dane potrzebne do realizacji zamówienia, w szczególności imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres dostawy. Dane te mogą zostać przekazane również za pośrednictwem wiadomości SMS.
3. Po rozmowie Klient otrzymuje na numer telefonu wiadomość SMS z podsumowaniem proponowanego zamówienia, obejmującym w szczególności wybrane produkty, ich ilość, cenę, koszty dostawy, dane adresowe i sposób płatności.
4. Klient może potwierdzić prawidłowość danych lub przekazać poprawki dotyczące zamówienia, w szczególności danych adresowych. W przypadku zmian Administrator może przetwarzać kolejne wiadomości SMS oraz zmienione informacje.
5. Klient może potwierdzić zamówienie krótką odpowiedzią SMS, np. „zgadza się”, „potwierdzam” lub „OK”, zgodnie z procedurą opisaną w Regulaminie Sklepu. Wiadomości te są przetwarzane w celu udokumentowania oświadczenia Klienta i obsługi zamówienia.
6. Po prawidłowym potwierdzeniu zamówienia i spełnieniu wymagań dotyczących zawarcia umowy zamówienie jest tworzone w systemie Sklepu. Klient otrzymuje SMS z potwierdzeniem zamówienia i jego numerem.
7. Numer wykorzystywany do wysyłania wiadomości SMS może być inny niż numer infolinii. W przypadku połączenia głosowego na numer używany do SMS-ów połączenie może zostać przekierowane do infolinii.
8. W związku z obsługą SMS-ów Administrator przetwarza numer telefonu, treść wiadomości wysłanych i otrzymanych, datę i czas komunikacji oraz informacje o zamówieniu niezbędne do powiązania wiadomości z właściwą transakcją.
9. Dane te są wykorzystywane w celu przygotowania, zawarcia i realizacji umowy, dokumentowania oświadczeń Klienta, korygowania danych zamówienia, przekazywania informacji związanych z transakcją oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
10. Podanie adresu poczty elektronicznej nie jest obowiązkowe, jeżeli obsługa danego zamówienia może zostać przeprowadzona z wykorzystaniem SMS-ów. Jeżeli Klient poda adres e-mail, może on zostać wykorzystany do przesyłania informacji i dokumentów dotyczących zamówienia.
7. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
1. ElevenLabs - dostawca rozwiązań AI wykorzystywanych do obsługi infolinii i rozmów głosowych. W zależności od konfiguracji usługi może przetwarzać dane przekazywane w ramach rozmów, w tym treść wypowiedzi, dane wejściowe, nagrania lub transkrypcje.
2. Zadarma - dostawca usług telekomunikacyjnych, numerów telefonicznych, połączeń i wiadomości SMS.
3. Firmy kurierskie i operatorzy logistyczni - w celu dostarczenia zamówionych produktów.
4. Operatorzy płatności i banki - w celu realizacji płatności.
5. Dostawcy usług hostingowych, informatycznych i oprogramowania — w zakresie niezbędnym do funkcjonowania Sklepu i obsługi zamówień.
6. Podmioty świadczące usługi księgowe, prawne lub doradcze — jeżeli jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych lub ochrony praw Administratora.
7. Organy publiczne i inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
W zależności od konkretnej usługi i zakresu przetwarzania dostawcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora albo jako odrębni administratorzy danych. Administrator stosuje odpowiednie umowy i zabezpieczenia, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
Dane nie są sprzedawane innym podmiotom.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. W związku z korzystaniem z usług dostawców technologii AI dane osobowe mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, jeżeli wynika to z lokalizacji właściwego odbiorcy, infrastruktury lub podwykonawców wykorzystywanych w danej usłudze.
2. Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO.
3. W zależności od konkretnego odbiorcy i konfiguracji usługi podstawą transferu może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych, w tym EU–US Data Privacy Framework, jeżeli odbiorca i transfer są objęte odpowiednią certyfikacją, albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.
4. Administrator weryfikuje podstawę prawną transferu w odniesieniu do faktycznie wykorzystywanej usługi i podmiotu otrzymującego dane. Szczegółowe informacje o zastosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem sklep@xtr4.pl.
5. Sam fakt korzystania z usługi dostawcy mającego siedzibę poza EOG nie oznacza, że każdy rodzaj danych jest automatycznie przekazywany poza EOG. Zakres transferu zależy od rzeczywistego sposobu działania i konfiguracji usługi.
9. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i terminów przedawnienia roszczeń.
W szczególności:
1. Dane związane z zamówieniami są przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany do wykonania obowiązków prawnych, rozliczeń i dochodzenia lub obrony roszczeń.
2. Dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okresy wynikające z obowiązujących przepisów.
3. Nagrania rozmów telefonicznych są przechowywane maksymalnie przez 90 dni, z wyjątkiem danych zabezpieczonych w związku z konkretnym sporem lub roszczeniem.
4. Wiadomości SMS i informacje o przebiegu zamówienia są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi transakcji, udokumentowania oświadczeń Klienta, realizacji obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.
5. Dane konta użytkownika są przechowywane przez okres korzystania z konta oraz przez okres niezbędny do rozliczenia i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
6. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przetwarzanie.
7. Dane wykorzystywane do przesyłania newslettera są przetwarzane do czasu rezygnacji z newslettera lub wycofania zgody, zależnie od podstawy przetwarzania.
Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest wymagane przez prawo lub niezbędne do ochrony praw Administratora.
10. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w zakresie przewidzianym przepisami RODO — następujące prawa:
1. Prawo dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii.
2. Prawo sprostowania nieprawidłowych danych.
3. Prawo usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO.
4. Prawo ograniczenia przetwarzania danych.
5. Prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane przepisami.
6. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
7. Prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
8. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres sklep@xtr4.pl.
Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa. W szczególności usunięcie danych nie zawsze jest możliwe, jeżeli dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy lub niezbędne do dochodzenia albo obrony roszczeń.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, przygotowania zamówienia, dostawy produktu lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
Niepodanie danych wymaganych do realizacji określonej usługi może uniemożliwić jej wykonanie.
Podanie adresu e-mail nie jest wymagane przy zamówieniu telefonicznym, jeżeli potwierdzenia i pozostałe informacje mogą zostać prawidłowo przekazane w inny dostępny sposób.
12. Zautomatyzowane przetwarzanie i sztuczna inteligencja
Infolinia wykorzystuje asystenta głosowego AI do prowadzenia rozmów, rozpoznawania wypowiedzi i obsługi zapytań oraz zamówień.
W ramach tego procesu dane mogą być przetwarzane automatycznie przez systemy telekomunikacyjne i rozwiązania AI. Asystent AI może popełnić błąd w rozpoznaniu wypowiedzi lub przekazanych informacji, dlatego Klient powinien sprawdzić podsumowanie zamówienia i poprawić ewentualne nieprawidłowości przed jego potwierdzeniem.
Administrator nie zamierza podejmować wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych w rozumieniu art. 22 RODO.
13. Pliki cookies i technologie podobne
Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania Sklepu, utrzymania sesji użytkownika, zapamiętywania ustawień oraz — jeżeli są stosowane — prowadzenia statystyk lub działań marketingowych.
Pliki niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane w zakresie wymaganym do prawidłowego działania Serwisu. W przypadku pozostałych kategorii cookies, jeżeli wymagają tego przepisy, ich stosowanie odbywa się zgodnie z uzyskanymi zgodami i ustawieniami użytkownika.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub dostępnego w Serwisie mechanizmu zarządzania zgodami, jeżeli jest udostępniony. Wyłączenie niektórych plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Sklepu.
14. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych, mające na celu ochronę danych przed utratą, nieuprawnionym ujawnieniem, zmianą lub dostępem osób nieupoważnionych.
Dostęp do danych jest ograniczany do zakresu niezbędnego do wykonywania zadań związanych z obsługą Sklepu, zamówień i obowiązków Administratora.
15. Linki do innych stron internetowych
W Serwisie mogą znajdować się linki do zewnętrznych stron internetowych. Strony te mogą stosować własne zasady przetwarzania danych osobowych i plików cookies. Administrator zaleca zapoznanie się z politykami prywatności tych stron przed ich użyciem.
16. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania Sklepu, wykorzystywanych technologii lub dostawców usług.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie www.xtr4.pl/content/polityka-prywatnosci.
W przypadku istotnych zmian Administrator będzie informował o nich w sposób odpowiedni do charakteru zmiany i obowiązujących przepisów.
17. Kontakt
W sprawach dotyczących niniejszej Polityki prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
XTR4DING COMPANY Sp. z o.o.
ul. Wspólna 9, 45-831 Opole
E-mail: sklep@xtr4.pl
Telefon infolinii: +48 77 688 84 93
Infolinia jest obsługiwana przez asystenta AI przez całą dobę, 7 dni w tygodniu.